Auf Grund einiger Anfragen dazu hier ein kurzer Abriss: Ab dem 01. Januar 2025 tritt eine neue Regelung auch für Vereine in Kraft, die vor allem im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb aktiv sind und von großer Bedeutung ist: die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen. Diese Regelung erfordert, dass Unternehmen – und dazu zählen auch viele Vereine, die wirtschaftlich tätig sind – ihre Rechnungen elektronisch erstellen, versenden und empfangen. Während bis 2025 die Umstellung bereits gefordert ist, wird diese Pflicht für alle Vereine, die einer größeren wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen, spätestens ab dem 01. Januar 2028 verbindlich.
Wen betrifft die Umstellung?
Insbesondere Vereine, die durch Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, wie z. B. Vereinsfeste, Merchandising oder Dienstleistungen, eine größere Rolle am Markt spielen, müssen sich auf diese Änderungen vorbereiten. Für kleinere, gemeinnützige Vereine besteht eine längere Übergangsfrist, aber auch sie sollten sich auf die Anforderungen einstellen.
Was ändert sich konkret?
Statt Papierrechnungen oder PDFs werden ab dem Stichtag ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, akzeptiert. Diese Rechnungen folgen einem klaren Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht, wie etwa durch den ZUGFeRD- oder XRechnung-Standard. Für Vereine, die bereits digitale Prozesse integriert haben, bedeutet dies eine effiziente Umstellung, da E-Rechnungen eine schnellere Bearbeitung und Archivierung ermöglichen.
Zusätzlich zur Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 01. Januar 2025 bringt das neue Gartenbund.de-Programm ein wichtiges Update, das den betroffenen Vereinen die Umsetzung erleichtert. Ab 01/2025 wird die Software ein Update erhalten, das alle notwendigen Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und dem Versand von E-Rechnungen umfasst.
Diese Erweiterung ermöglicht es den Vereinen, die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung direkt in ihrer bestehenden Software umzusetzen. Das bedeutet, dass keine zusätzlichen externen Programme benötigt werden, sondern alle Buchhaltungsprozesse zentral über Gartenbund.de abgewickelt werden können.
Mit dieser Integration bietet das Programm eine besonders anwenderfreundliche Lösung, um den neuen Anforderungen ab 2025 gerecht zu werden.
Übergangsfristen bis 2028
Obwohl die Regelung ab 2025 greift, haben vor allem kleinere Vereine Zeit bis 2028, um die Umstellung vollständig abzuschließen. Dennoch empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen, um den Übergang reibungslos zu gestalten und rechtzeitig auf mögliche Herausforderungen reagieren zu können.